E-mail communication started in 1971 when Ray Tomlinson sent the first email to himself. While this technology is already 43 years old, billions of emails are sent every day. Sometimes we daily read and send more e-mails than meet real people. Nevertheless, in e-mail communication we commit the same mistakes, which we should avoid for our own good. So how to improve our e-mails?

Im Folgenden finden Sie 10 Tipps für eine effektive Kommunikation via Email:

1. Seien Sie klar und präzise

Die meisten Menschen haben am Tag zu wenig Zeit, um E-Mails zu lesen und zu beantworten. Der Text der E-Mail sollte informativ und direkt sein. Halten Sie Ihre E-Mails kurz und klar, Ihr Leser wird es zu schätzen wissen. Verwenden Sie Punkte mit Aufzählungszeichen oder schreiben Sie eine separate E-Mail für jedes Thema, das Sie für die Kommunikation mit jemandem benötigen.

Erinnerung: Lange E-mails nerven viele Menschen sehr.

2. Seien Sie höflich

Vermeiden Sie informelle Sprache, Jargon, Slang und unangemessene Abkürzungen, es sei denn, Sie haben ein gutes Verhältnis zu jemandem. Denken Sie darüber nach, wie sich Ihre E-Mail emotional “anfühlt”. Wenn Ihre Gefühle missverstanden werden könnten, finden Sie eine andere Möglichkeit, Ihre Worte zu formulieren. Seien Sie freundlich, respektvoll und dankbar. Möchten Sie wissen, wann Sie einen lockeren, formellen, ernsten oder freundlichen Ton verwenden sollten?

ein sehr höfliches hallo an Sie, gnädige Frau

3. Verwenden Sie eine klare Betreffzeile

Anhand einer Betreffzeile entscheiden Menschen, ob sie eine E-Mail öffnen oder nicht. Viele Menschen erhalten eine große Menge an E-Mails. Es ist wichtig zu beschreiben, was der Leser darin findet.

4. Geben Sie Acht auf die Buchstabierung und Grammatik

Dies ist eine einfache Möglichkeit, um zu zeigen, dass Sie sich bemühen. Versuchen Sie, Ihre Nachricht laut vorzulesen, um Grammatikfehler oder unbequeme Formulierungen zu erkennen, die Sie sonst möglicherweise übersehen könnten.

5. Denken Sie daran, E-Mails sind niemals privat

Ihre Nachricht könnte ohne Ihr Wissen an andere Personen weitergeleitet werden. Wenn Ihre Daten streng vertraulich sind, stellen Sie sicher, dass sie an die richtige Person gehen.

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6. Stellen Sie Ihren Hauptpunkt an den Anfang

If you’re answering a question in someone’s e-mail, put the answer near the beginning. Most people don’t like reading long paragraphs to get the main point at the end of the message.

7. Verwenden Sie die REPLY(Antwort)-Taste

Fügen Sie die vorherige Nachricht ein, wenn Sie eine E-Mail beantworten. Starten Sie keine neue E-Mail. Diese Vorgehensweise spart ihre Zeit und die Zeit Ihres Empfängers.

8. Seien Sie umweltfreundlich

Vermeiden Sie nach Möglichkeit das Drucken von E-Mails. Sie können Ihre Kommunikation besser organisiert halten und außerdem Bäume retten.

9. Vermeiden Sie es LAUT ZU WERDEN

Verwenden Sie keine Wörter in Großbuchstaben, es bedeutet Schreien. Es ist auch SCHWIERIGER, getippte Buchstaben zu lesen, die alle gleich groß sind. Geben Sie Ihren Lesern also eine Pause.

10. Fügen Sie Ihre Unterschrift bei

Don’t hide behind an e-mail and include your name. Close your message with “Yours sincerely,”, “Regards,” or “All the best,” depending on the situation. Do not forget to write the name of a company under your name.

Machen Sie sich bewusst, dass es unmöglich ist, sich an Ihre gesendete Nachricht zu erinnern. Indem Sie jemandem die falsche Nachricht senden, können Sie Ihr Geschäft oder Ihre Karriere beschädigen und ruinieren. Überprüfen Sie immer Ihre Nachricht zweimal und die Empfängerzeile, bevor Sie eine E-Mail senden. Es ist auch eine gute Idee, ein neues E-Mail-Konto für die Öffentlichkeitsarbeit und die Kundenkommunikation zu erstellen.

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Daniel Pison

Daniel is responsible for the marketing and communication strategy at LiveAgent. He is a member of the inner product circle and company topmanagement. During his previous professional career, he held various managerial positions in the field of marketing and client communication. Daniel is one of the experts on AI and its integration into the customer service environment.