Automatisierte Anrufsysteme

Unternehmen können einen automatischen Anrufdienst nutzen, um Tausende von Interessenten und potenziellen Kunden mit einer voraufgezeichneten Sprachnachricht für Qualifikations- oder Verkaufszwecke zu erreichen. Sie können sogar eine Veranstaltungserinnerung oder eine Notfallnachricht an ihre gesamte Kontaktliste senden, einschließlich Teammitglieder.

Zusätzlich helfen automatisierte Telefonanlagen Unternehmen dabei, relevante Anrufbeantwortermeldungen an Kunden-Support-Anrufe zu übermitteln.

Wie funktioniert ein automatisches Anrufsystem?

Ein automatisches Anrufsystem fungiert sowohl als eingehendes Anrufsystem als auch als automatisiertes ausgehendes Anrufverwaltungssystem.

Inbound-Call-Systeme ermöglichen es Ihnen, eine einzigartige Audio-Nachricht für verschiedene Kundenschmerzpunkte aufzunehmen, so dass jeder Anrufer aus Ihren Menüoptionen wählen und ein bestimmtes Problem lösen kann. Sie können wählen, Anrufe an verfügbare Agenten weiterzuleiten, wenn eine bestimmte Nachricht das Problem nicht löst. Zusätzlich bieten einige Systeme eine automatische Rückrufoption an, die es Kunden ermöglicht, einen Rückruf von einem Agenten zu einem späteren Zeitpunkt anzufordern.

Zusätzlich können Sie diese automatischen Anrufwählersysteme nutzen, um eine voraufgezeichnete Nachricht an jeden in Ihrer Kontaktliste zu senden, ohne dass Ihre Agenten sie anrufen müssen.

So funktionieren automatische Telefonsystem-Menüs:

• Wenn ein Kunde die lokale oder gebührenfreie Nummer eines Unternehmens anruft, wird ihm eine aufgenommene Nachricht abgespielt.
• Der Kunde kann eine passende Menüoption auswählen, indem er eine entsprechende Nummer für die Behebung des Problems oder die Unterstützung durch einen Live-Agenten auswählt.

• Einige beinhalten Interaktive Sprachausgabesysteme, die es Kunden ermöglichen, das Problem statt einer Taste mit ihrer Stimme zu melden.

• Ausgehende Anrufe funktionieren anders herum. Das automatisierte Nachrichtensystem tätigt einen Anruf und spielt entweder eine aufgezeichnete Nachricht ab oder verbindet den Angerufenen mit einem Agenten, sobald es eine Stimme erkennt. Andernfalls verwendet es die Funktion “Auto Nachricht auf Voicemail hinterlassen”.

Diese individuellen Telefonmenüsysteme unterstützen verschiedene Drittanbieter-Integrationen. Sie können beispielsweise Ihre Telefonanlage mit CRM (Customer Relationship Management) -Software integrieren, um Ihre Leads zu segmentieren, zu bewerten und zu verfolgen.

Was sind die Funktionen von automatisierten Anrufsystemen?

Die bemerkenswertesten Funktionen automatisierter Anrufsysteme umfassen:

• Individuelle Anrufer-IDs – Nachdem Sie eine gültige Telefonnummer verifiziert haben, können Sie Ihre Anrufer-ID individuell anpassen, damit Ihre Kunden wissen, wer sie anruft.

• Individuelle Firmenbegrüßung – Sie können jeden Anrufer mit einer individuellen Nachricht willkommen heißen.

• Massenübermittlung von Sprachnachrichten – Mit diesen agentenlosen Wähl-Systemen können Geschäftsinhaber gleichzeitig Anrufe an eine gesamte Liste von Kontakten tätigen.

• Anrufe planen – Unternehmen können für jeden ausgehenden Anruf ein bestimmtes Datum und eine bestimmte Uhrzeit festlegen.

• Voicemail-Erkennung – Wenn ein Anrufbeantworter oder Voicemail-Dienst einen Anruf entgegennimmt, wird ein automatisiertes Anrufsystem die Nachricht nach dem Signalton wiedergeben.

• Voicemail-to-Text – Das System kann eine SMS senden, wenn der Angerufene keine Voicemail-Option hat.

• Automatisierte Antwortdienste – Sie können Nachrichten aufzeichnen, um häufige Kundenprobleme anzusprechen.

• Anpassbare Routing-Regeln – Sie können Ihre Anrufe basierend auf den Daten Ihres CRM- oder Helpdesk-Systems routen, um eine automatisierte Lead-Verteilung und nahtlose Kundenunterstützung zu erhalten. Sie können fähigkeitenbasiertes Routing einrichten, das sich auf die Bewertungen der Agenten konzentriert oder zeitbasiertes Routing im Zusammenhang mit ihren Arbeitszeiten.

• Echtzeit-Analyse – Ein Live-Dashboard mit Echtzeitüberwachung und Berichtsfunktionen kann Ihnen Einblicke in die durchschnittliche Reaktionszeit, die Leistung der Agenten und mehr geben.

• Erweiterte Funktionen – Die meisten Systeme bieten erweiterte Funktionen wie Anrufaufzeichnung, Videokonferenzen, Meeting-Aufzeichnung und Transkriptionen, automatischen Rückruf, Voicemail-Transkriptionen, Anrufweiterleitungen, Umfragen und Abstimmungen an.

Was sollte vermieden werden, wenn automatisierte Anrufsysteme verwendet werden?

Ein schlechtes Menü ist eine der schlimmsten Dinge, die ein automatisiertes Anrufsystem haben kann. Es kann jeden Anrufer in einen wütenden Kunden verwandeln und ihn dazu bringen, zu einem anderen Service zu wechseln.

Ihr Menü muss prägnant sein und Optionen bieten, die für verschiedene Situationen passen. Vermeiden Sie lange Begrüßungen, falsche Optionen und zu viele Auswahlmöglichkeiten, die Kunden verwirren könnten.

Gedämpfte Musik und eine umständliche Benutzeroberfläche können auch das Benutzererlebnis beeinträchtigen. Ihre Anrufer sollten nicht durch Reifen springen müssen, um die notwendige Unterstützung zu erhalten, noch sollten sie dasselbe Lied immer wieder während des Wartens hören müssen. Wenn Sie sich dafür entscheiden, Musik in der Warteschleife abzuspielen, lassen Sie die Anrufer ihre Lieblingsmusik wählen, um ihre Zufriedenheit zu verbessern.

Was sind die Vorteile der Verwendung von automatisierten Anrufsystemen?

Wenn Sie ein automatisiertes Anrufsystem verwenden, genießen Sie diese Vorteile:

• Zeiteffizienz – Automatisierte Telefonanrufe an eine lange Liste von Telefonnummern können wertvolle Zeit sparen und die Effizienz und Produktivität Ihrer Mitarbeiter steigern.

• Kosteneinsparungen – Dank unbegrenztem Anrufen und erschwinglichen Preisen können Sie Geld sparen bei der Abwicklung ausgehender Anrufe und Kunden weltweit bedienen. Durch automatisierte Antworten wird die Verfügbarkeit Ihrer Agenten erhöht und gleichzeitig Ihre Kosten gesenkt.

• Reduzierte Antwortzeiten – Eine relevante voraufgezeichnete Nachricht kann Kundenanfragen schnell beantworten.

• Kundenzufriedenheit – Jeder Kunde kann den Anruf an einen Live-Agenten weiterleiten, um komplexe Probleme zu lösen.

• Lead-Nurturing – Telefon ACD ermöglicht es Ihnen, Interessenten nahtlos nachzufassen und die Konversionsraten und Verkäufe zu steigern. Sie können einen detaillierten Bericht über jedes Gespräch generieren und das System mit Drittanbieter-Apps wie CRM oder Helpdesk-Software integrieren.

• Bessere Teamkommunikation und Zusammenarbeit – Viele Systeme bieten Teamnachrichten und interne Anruffunktionen für eine optimierte Kommunikation und Zusammenarbeit an. Die meisten bieten unbegrenzten Speicherplatz für Anrufaufzeichnungen, Nachrichten und geteilte Dokumente.

Wie viel kosten automatisierte Anrufsysteme?

Automatisierte Anrufsysteme sind kosteneffektive Lösungen, die keine Hardware- oder Softwareinstallationen erfordern.

Je nach Anbieter können Sie einen Basic-Plan ab etwa 20 US-Dollar pro Benutzer und Monat erhalten, aber er kann eingeschränkte Funktionen haben. Einige Anbieter berechnen fast $200/ Benutzer/Monat für einen fortgeschrittenen Plan. Einige berechnen monatliche Minutengebühren, während andere unbegrenzte Minuten und SMS zur Verfügung stellen.

Wenn Sie einen jährlichen Preisplan erhalten, können Sie einen jährlichen Preisnachlass erhalten. Ein Mengenrabatt ist auch für viele zusätzliche Benutzerkonten möglich.

LiveAgent könnte die erschwinglichste Option sein. Mit einem Startpreis von 49$/Agent/Monat und mehr als 180 Funktionen ist es der günstigste Plan da draußen.

Es ist ein Premium-All-Inclusive-Plan, den Sie nach Bedarf bezahlen, sodass es keine jährlichen Planoptionen gibt. Es erfordert keine Verträge oder Einrichtungsgebühren, und Sie können ihn jederzeit aktualisieren oder kündigen und eine kostenlose 30-Tage-Testversion (keine Kreditkarte erforderlich) nutzen, um die Funktionen zu erkunden.