Automatisierte Anrufsysteme

Unternehmen können einen automatischen Anrufdienst nutzen, um eine voraufgezeichnete Sprachnachricht an Tausende von Leads und Interessenten zu Qualifizierungs- oder Verkaufszwecken zu senden. Sie können sogar eine Veranstaltungserinnerung oder eine Notfallmitteilung an ihre gesamte Kontaktliste, einschließlich Teammitglieder, versenden.

Darüber hinaus helfen automatisierte Telefonsysteme Unternehmen, relevante Anrufbeantworter-Nachrichten für Kundensupport-Anrufe bereitzustellen.

Wie funktioniert ein automatisiertes Anrufsystem?

Ein automatisiertes Anrufsystem funktioniert sowohl als eingehendes Anrufsystem als auch als automatisiertes Verwaltungssystem für ausgehende Anrufe.

Eingehende Anrufsysteme ermöglichen es Ihnen, eine eindeutige Audionachricht für verschiedene Kundenschmerzpunkte aufzuzeichnen, damit jeder Anrufer aus Ihren Menüoptionen wählen und ein spezifisches Problem lösen kann. Sie können wählen, Anrufe an verfügbare Agenten weiterzuleiten, wenn eine bestimmte Nachricht das Problem nicht behebt. Darüber hinaus bieten einige Systeme eine automatische Rückruf-Option, die es Kunden ermöglicht, einen Rückruf von einem Agenten zu einem späteren Zeitpunkt anzufordern.

Darüber hinaus können Sie diese automatischen Anrufwahl-Systeme verwenden, um eine voraufgezeichnete Nachricht an jeden in Ihrer Kontaktliste zu senden, ohne dass Ihre Agenten sie anrufen.

So funktionieren automatische Telefonmenü-Systeme:

• Sie spielen eine aufgezeichnete Nachricht ab, wenn ein Kunde die lokale oder gebührenfreie Nummer eines Unternehmens anruft.
• Der Kunde kann eine geeignete Menüoption wählen, indem er eine entsprechende Nummer auswählt, um das Problem zu lösen oder Live-Agent-Support zu erhalten.
• Einige enthalten Interactive-Voice-Response-Systeme, die es Kunden ermöglichen, das Problem auszusprechen, anstatt einen Knopf zu drücken.
• Ausgehende Anrufe funktionieren umgekehrt. Das automatisierte Nachrichtensystem tätigt einen Anruf und spielt entweder eine aufgezeichnete Nachricht ab oder verbindet den Angerufenen mit einem Agenten, sobald es eine Stimme erkennt. Andernfalls verwendet es die Funktion “Nachricht automatisch auf Voicemail hinterlassen”.

Diese benutzerdefinierten Telefonmenü-Systeme unterstützen verschiedene Drittanbieter-Integrationen. Sie können beispielsweise Ihre mit CRM-Software (Customer Relationship Management) integrieren, um Ihre Leads zu segmentieren, zu bewerten und zu verfolgen.

Was sind die Funktionen automatisierter Anrufsysteme?

Die bemerkenswertesten Funktionen automatisierter Anrufsysteme sind:

• Anpassbare Anrufer-IDs – Nach Überprüfung einer gültigen Telefonnummer können Sie Ihre Anrufer-ID anpassen, damit Ihre Kunden wissen, wer sie anruft.
• Benutzerdefinierter Unternehmensgruß – Sie können jeden Anrufer mit einer benutzerdefinierten Nachricht begrüßen.
• Massen-Sprachnachrichten-Broadcast – Diese agentenlosen Wählsysteme ermöglichen es Geschäftsinhabern, gleichzeitige Anrufe an eine ganze Liste von Kontakten zu tätigen.
• Anrufplanung – Unternehmen können ein bestimmtes Datum und eine bestimmte Uhrzeit für jeden ausgehenden Anruf festlegen.
• Voicemail-Erkennung – Wenn ein Anrufbeantworter oder Voicemail-Dienst einen Anruf entgegennimmt, spielt ein automatisiertes Anrufsystem die Nachricht nach dem Ton ab.
• Voicemail-zu-Text – Das System kann eine Textnachricht senden, wenn der Angerufene keine Voicemail-Option hat.
• Automatisierte Antwortsysteme – Sie können Nachrichten zur Behandlung häufiger Kundenschmerzpunkte aufzeichnen.
• Anpassbare Routing-Regeln – Sie können Ihre Anrufe basierend auf CRM- oder Help-Desk-Daten weiterleiten, um automatisierte Lead-Verteilung zu genießen und nahtlosen Kundensupport zu bieten. Sie können Skills-basiertes Routing basierend auf Agent-Scores oder zeitbasiertes Routing basierend auf ihren Arbeitszeiten festlegen.
• Echtzeit-Analytik – Ein Live-Dashboard mit Echtzeit-Überwachungs- und Berichtsfunktionen kann Ihnen Einblicke in die durchschnittliche Antwortzeit, Agent-Leistung und mehr geben.
• Erweiterte Funktionen – Die meisten Systeme bieten erweiterte Funktionen wie Anrufaufzeichnung, Videokonferenzen, Besprechungsaufzeichnung und Transkriptionen, automatischer Rückruf, Voicemail-Transkriptionen, Anrufübertragungen, Umfragen und Befragungen.

Was sollte man bei der Verwendung automatisierter Anrufsysteme vermeiden?

Ein schlechtes Menü ist eines der schlimmsten Dinge, die ein automatisiertes Anrufsystem haben könnte. Es kann jeden Anrufer in einen verärgerten Kunden verwandeln und ihn dazu bringen, zu einem anderen Dienst wechseln zu wollen.

Ihr Menü muss prägnant sein und Optionen bieten, die zu verschiedenen Situationen passen. Vermeiden Sie lange Begrüßungen, falsche Optionen und zu viele Auswahlmöglichkeiten, die Kunden verwirren könnten.

Dumpfe Musik und eine unbeholfen gestaltete Benutzeroberfläche können auch das Benutzererlebnis ruinieren. Ihre Anrufer sollten nicht durch Reifen springen müssen, um die notwendige Unterstützung zu erhalten, und sie sollten nicht das gleiche Lied wiederholt hören, während sie in der Warteschleife sind. Wenn Sie sich entscheiden, Musik zu spielen, lassen Sie die Anrufer ihre Lieblingssongs wählen, um ihre Zufriedenheit zu verbessern.

Was sind die Vorteile der Verwendung automatisierter Anrufsysteme?

Wenn Sie ein automatisiertes Anrufsystem verwenden, genießen Sie diese Vorteile:

• Zeiteffizienz – Automatisierte Telefonanrufe an eine lange Liste von Telefonnummern können kostbare Zeit sparen und die Effizienz und Produktivität Ihrer Agenten steigern.
• Kosteneinsparungen – Dank unbegrenzter Anrufe und erschwinglicher Preise können Sie Geld bei ausgehenden Anrufen sparen und gleichzeitig Kunden weltweit bedienen. Automatisierte Beantwortung reduziert die Anrufzeit Ihrer Agenten und senkt Ihre Kosten zusätzlich.
• Reduzierte Antwortzeit – Eine relevante voraufgezeichnete Nachricht kann Kundenanfragen schnell beantworten.
• Kundenzufriedenheit – Jeder Kunde kann den Anruf an einen Live-Agent übertragen, um komplexe Probleme zu lösen.
• Lead-Nurturing – Telefon-ACD ermöglicht es Ihnen, nahtlos mit Leads zu folgen und Konversionsraten und Verkäufe zu erhöhen. Sie können einen detaillierten Bericht über jeden Anruf erstellen und das System mit Drittanbieter-Apps wie CRM- oder Help-Desk-Software integrieren.
• Bessere Teamkommunikation und Zusammenarbeit – Viele Systeme bieten Team-Messaging- und interne Anruffunktionen für optimierte Kommunikation und Zusammenarbeit. Die meisten bieten unbegrenzten Speicher für Anrufaufzeichnungen, Nachrichten und gemeinsame Dokumente.

Wie viel kosten automatisierte Anrufsysteme?

Automatisierte Anrufsysteme sind kostengünstige Lösungen, die keine Hardware- oder Softwareinstallationen erfordern.

Je nach Anbieter können Sie einen Basisplan ab etwa $20 pro Benutzer pro Monat erhalten, aber er könnte begrenzte Funktionen haben. Einige Anbieter berechnen fast $200 pro Benutzer/Monat für einen erweiterten Plan. Einige berechnen monatliche Minutengebühren, während andere unbegrenzte Minuten und SMS anbieten.

Wenn Sie einen jährlichen Preisplan erhalten, könnten Sie einen jährlichen Preisrabatt erhalten. Ein Mengenrabatt ist auch für viele zusätzliche Benutzerkonten möglich.

LiveAgent könnte die erschwinglichste Option sein. Ab $49/Agent/Monat und mit 180+ Funktionen ist es der erschwinglichste Plan da draußen.

Es ist ein Premium-All-in-One-Plan, den Sie nach Bedarf bezahlen, daher gibt es keine jährlichen Planoptionen. Es erfordert keinen Vertrag oder Anmeldegebühren, und Sie können jederzeit upgraden oder kündigen und eine kostenlose 30-Tage-Testversion erhalten (keine Kreditkarte erforderlich), um die Funktionen zu erkunden.